En jobannonce afspejler et behov virksomheden har for at få løst nogle konkrete arbejdsopgaver.
De kandidater, der er interessante for virksomheden, er dem, de tror på, kan løse disse arbejdsopgaver. En god ansøgning handler om det job, du søger, den virksomhed, du søger hos og dig. I nævnte rækkefølge for digitaliseringen har gjort beslutningsprocessen hurtigere, så det har endnu større betydning, hvad der står øverst på siden.
At søge job og få succes handler om at sætte sig i modtagerens sted. I hele processen og i alle processer. Altså virksomhedens processer. Langt de fleste virksomheder foretrækker i dag at modtage ansøgninger elektronisk. De fleste via e-mail, men nogle få via online-applikationer på web-sitet.
Sæt dig ind i virksomhedens processer
Før du sender ansøgningen, så sæt dig nøje ind i, hvordan virksomheden foretrækker at modtage ansøgninger. Sæt dig i den persons sted, der sidder med ansvaret for at modtage, sortere, frasortere og udvælge.
Respekter virksomhedens valg
Send ansøgningen på den måde, som virksomheden ønsker. Ofte står der både en e-mail-adresse og en postadresse i stillingsopslag. Vælg i dette tilfælde e-mail. Fordi det er nemmest for virksomheden. Årsagen til, at der også står en postadresse er virksomhedens omsorg for jobsøgerne. Det kunne jo være, at den rigtige kandidat ikke har adgang til Internettet.
Din ansøgning skal formidle dine kompetencer
I ”gamle dage” sendte man ansøgningen. I dag formidler du dine kompetencer, både gennem det du skriver og den måde, du gør det på.
De tre trin er: Vælg medie, send rettidigt og med rigtig reference og tænk digitalt.
Vælg medie: e-mail, hjemmeside men sjældent papir
Valget står mellem, om du skal formidle din ansøgning på papir og med brev eller digitalt med e-mail eller online, dvs. indtastning via en hjemmeside. Som udgangs¬punkt skal du vælge det, der bliver bedt om i stillingsopslaget. Allerede her kan du blive i tvivl, for ofte står der både en e-mail-adresse, en postadresse tillige med et link til ”Send din ansøgning online”. Kan du vælge mellem postadresse og e-mail, så vælg e-mail. Fordi det er nemmest for virksomheden og bedre for dig.
Årsagen til, at der også står en postadresse er for ikke at diskriminere dem, der ikke har adgang til internettet. Når du sender din ansøgning elektronisk demon¬strerer du it-viden og kommunikationsevne.
Virksomheder foretrækker digitale ansøgninger og i de fleste betyder det e-mail. Ansøgninger på papir og i kuverter betyder bare ekstra arbejde. Ofte vil din ansøgning alligevel ende med at blive scannet til et elektronisk format, hvilket forringer kvali¬teten både i læsbarhed og i ansøgningens udseende.
Og nej - du bliver ikke mere synlig af, at du sender din ansøgning på papir. Derimod skal der bruges ressourcer på at scanne din ansøgning og CV og gemme den som filer. Så ud fra et hensyn til virksomhedens tid til rådighed, er det et dårligt valg. Ud fra et hensyn til dig selv er det også et dårligt valg. For scannede dokumenter er vanskeligere at læse en Word eller pdf-fil.
Virksomheder, der har et stort rekrutteringsbehov, benytter i større grad web-teknologien, og er begyndt at modtage ansøgninger, der indtastes via deres hjemmeside, ja nogle kræver det endda. Fordi det er nemmere for virksomheden at administrere ensartede elektroniske ansøgninger. Formålet er selvfølgelig at effektivisere administrationen, herunder den første sortering, svarbreve til ansøgere, distribution af ansøgninger til linieledere samt indkaldelse til samtale. Alt dette bliver meget nemmere, når ansøgninger kommer i samme format og fra den samme kilde.
Mindre tid brugt på administrationen giver mere tid til dét, der giver rekruttering værdi; nemlig at definere job og kompetencer, udvælge kandidater til samtale samt interviewe og teste kandidaterne.
Brugen af ansøgningsformularer på hjemmesiden bliver stadig mere almindeligt. Og jeg spår, at det indenfor et par år bliver den måde de fleste virksomheder foretrækker at modtage ansøgninger på. Fordi det gør rekrutteringsprocessen mere effektiv og mere professionel.
Online ansøgninger har den fordel, at de ligger eet sted, hvor alle med interesse for den pågældende rekruttering kan se dem. Den ansvarlige rekruttør slipper dermed for at bruge tid på at videresende e-mails. Alle ansøgninger bliver modtaget på samme måde, kan få samme administrative behandling herunder bekræftelse på modtagelse. Vurderingen er hurtigere, fordi ansøgningerne har samme format . Ingen ansøgninger går tabt, hverken på skriveborde, i spam-filtre eller på den enkelte medarbejders computer. Og virksomheden kan bevare kontakten til de gode kandidater, der søgte men blev slået på målstregen af en, der var endnu bedre. Den største barriere er faktisk jobsøgerne, fordi nogle ikke kan og andre ikke vil.
Arbejder du med mennesker, er du god til at kommunikere eller tænker du kreativt, så vil du hade at udfylde disse sider, der er både grimme, kedelige og skematiske.
Hører du til blandt de eftertragtede kandidater, kan du godt slippe udenom. Det er blot et spørgsmål om en opringning og lidt selvtillid. Men tendensen er, at virksomheder ikke bare opfordrer til at du skal sende opfordrede såvel som uopfordrede ansøgninger via deres hjemmesider. Jobsøgere, der alligevel sender med e-mail eller post, bliver høfligt bedt om at søge om igen og denne gang benytte virksomhedens rekrutteringssystem.
Går du målrettet efter de kendte virksomheder, brandvirksomhederne, så kan du lige så godt nu som siden indstille dig på, at en del af dine ansøgninger skal sendes på denne måde.
Elevplads.dk
Fritidsjob.dk
Work.dk